Pandemi Covid-19 yang terjadi secara global memberikan dampak buruk terhadap banyak sektor usaha di dunia, termasuk di Indonesia. Banyak usaha yang tidak mampu menghadapi pandemi sehingga timbul kerugian, bahkan mengalami kebangkrutan.
Banyak yang tidak siap dengan keadaan tidak terduga seperti bencana karena datangnya juga tiba-tiba. Hal ini harus dicegah sebelum terjadi pada perusahaan. Business Continuity Plan (BCP) merupakan komponen penting bagi perusahaan untuk bisa bertahan menghadapi bencana.
Perusahaan penting memahami BCP untuk mampu bertahan di tengah pandemi atau bencana apapun. Strategi BCP dapat diterapkan oleh perusahaan jika ingin terus bertahan dalam kondisi yang baik seperti sebelum bencana atau bahkan lebih baik.
Agar dapat menerapkan strategi bisnis dengan baik, perusahaan perlu mempelajari hal ini. Berikut ini penjelasan singkat mengenai BCP.
Apa Itu Business Continuity Plan?
Business Continuity Plan (BCP) secara sederhana dalam bahasa Indonesia artinya perencanaan kelangsungan bisnis. BCP merupakan dokumen yang menjelaskan perencanaan bisnis agar tetap berjalan saat adanya gangguan layanan yang tidak direncanakan, seperti bencana, pandemi, dan gangguan cyber.
BCP berisi perencanaan komprehensif tentang pemulihan bencana dan berisi langkah-langkah proses bisnis, aset, sumber daya manusia, mitra bisnis, dan semua lini bisnis yang terpengaruh. BCP bertujuan melindungi proses bisnis yang kritis dari kegagalan akibat bencana, yang dapat mengakibatkan hilangnya kemampuan perusahaan dalam melakukan proses bisnis seperti biasanya.
BCP merupakan strategi untuk memperkecil efek gangguan dan menjaga agar proses bisnis agar terus berlangsung sesuai tujuan perusahaan. Isinya merupakan petunjuk yang berisi langkah-langkah secara rinci mengenai organisasi, tanggung jawab,dan prosedur dalam upaya pencegahan dan pemulihan suatu sistem pembayaran pada saat terjadi gangguan yang disebabkan oleh faktor internal maupun eksternal.
Dokumen perencanaan biasanya berisi daftar periksa yang terdiri dari persediaan dan peralatan, cadangan data, dan lokasi cadangan. Kemudian berisi juga rencana untuk dapat mengidentifikasi administrator rencana dan menyertakan informasi kontak untuk perespon darurat, personel kunci dan penyedia situs cadangan.
Komponen utama dari Business continuity plan (BCP) adalah rencana pemulihan bencana yang berisi strategi untuk menangani gangguan TI pada jaringan, server, komputer pribadi, dan perangkat seluler. Gangguan ini dapat terjadi oleh berbagai bencana alam, misalnya terjadi kebakaran.
Rencana juga harus mencakup langkah-langkah untuk membangun kembali produktivitas kantor dan perangkat lunak perusahaan sehingga kebutuhan bisnis dapat terus dipenuhi. Solusi secara teknis harus dijelaskan rinci dalam rencana, sehingga pengoperasian dapat berlanjut sampai sistem komputer dapat dipulihkan.
Manfaat Business Continuity Plan
Memiliki Business Continuity Plan (BCP) memberikan banyak manfaat bagi perusahaan. Diantaranya paling utama yaitu mencegah dari kerugian. Berikut ini adalah manfaat utama saat memiliki Business Continuity Plan (BCP):
- Menjaga Keberlangsungan Bisnis
Langkah-langkah yang ada dalam Business Continuity Plan akan menjaga agar operasi bisnis tetap berjalan melalui krisis. Perusahaan dapat mengurangi atau mencegah kerugian keuangan dan tetap menjaga stabilitas perusahaan, sehingga perusahaan tetap berjalan normal di masa krisis. - Membangun Kepercayaan Pelanggan
Pelanggan akan melihat perusahaan cepat tanggap dalam menghadapi datangnya persoalan, sehingga mereka dapat terus berharap pada layanan perusahaan. Keberhasilan perusahaan dalam menjaga kepercayaan pelanggannya akan membuat pelanggan tetap setia. Saat situasi bencana, konsumen sering kali melihat merek dari perusahaan favorit mereka bagaimana mereka bereaksi mampu menghadapi badai internal. Hal ini juga bakal mencegah pelanggan untuk pindah ke perusahaan kompetitor - Mempertahankan Merek dan Reputasi Perusahaan
Bencana dan gangguan skala besar kemungkinan besar akan menjadi perhatian publik seperti media. Pengawasan dari publik dan media akan berpengaruh terhadap citra perusahaan. Perusahaan yang siap dan mampu tampil dengan kekuatan, konsistensi, dan ketahanan akan membuktikan kualitas mereka kepada konsumen. Hal ini akan tetap menjaga citra baik sehingga menjaga reputasi perusahaan di mata pelanggan. - Melindungi Rantai Pasokan
Gangguan rantai pasokan biasa terjadi karena adanya berbagai gangguan. Diantaranya, pandemi dapat menutup berbagai fasilitas penting. Contoh lain bencana alam yang dapat melumpuhkan transportasi di wilayah geografis yang penting. Semua itu dapat mengacaukan rantai pasokan perusahaan. Sementara rencana yang baik dapat menghindari masalah rantai pasokan. - Mengungguli Kompetitor
Adanya gangguan berdampak pada banyak perusahaan, seperti di saat pandemi. Momen ini akan menguji kemampuan perusahaan untuk menjalankan bisnis kembali di masa sulit. Langkah-langkah yang tepat akan membuat perusahaan unggul dibandingkan kompetitor. Kemampuan perusahaan untuk bertahan akan akan sangat membantu menunjukkan kepada konsumen bahwa perusahaan anda adalah yang terbaik. Pada masa ini konsumen tentu cermat untuk melihat bagaimana perusahaan bereaksi. - Mengurangi Dampak Keuangan
Bencana yang terjadi bisa berdampak pada kerugian keuangan perusahaan. Hal ini dapat dicegah dengan Business Continuity Plan yang tepat. Semakin cepat tindakan yang tepat diambil, semakin kecil pula resiko keuangan yang terjadi. Rencana yang tepat untuk mengambil tindakan dengan cepat dapat memulihkan fungsionalitas yang paling dibutuhkan perusahaan. Perusahaan dapat meminimalkan kerugian seminimal mungkin, sehingga tidak berdampak pula ke sektor lainnya.
Tujuan Business Continuity Plan
Tujuan Business Continuity Plan (BCP) berfungsi untuk memperkecil efek dari peristiwa yang mengganggu keberlangsungan operasional perusahaan. BCP juga meningkatkan kemampuan organisasi dalam proses pemulihan sesegera mungkin.
BCP juga membantu memperkecil biaya yang berhubungan dengan peristiwa yang mengganggu tersebut dan mengurangi risiko buruk yang berhubungan dengan itu.
BCP akan menjaga sejumlah hal termasuk ruang lingkup yang kemungkinan terdampak oleh krisis, yaitu:
- Sumber Daya Manusia
Business Continuity Plan bertujuan menjaga sumber daya seperti karyawan. Misalnya bagaiman melindungi dan menjaga keselamatan karyawan saat pandemi melanda. Krisis keuangan yang melanda perusahaan contohnya bisa saja berdampak pada gaji karyawan. Perusahaan juga perlu memikirkan kesejahteraan karyawan dari gaji dan insentif kesehatan. - Proses Bisnis
Saat perusahaan terdampak krisis, pasti berpengaruh pada proses bisnis. Hal ini akan memaksa perusahan berubah untuk beradaptasi dengan keadaan. Contohnya dalam kasus Covid-19 dimana anjuran physical distancing harus diberlakukan sehingga perilaku konsumen pun juga berubah. Atau saat terjadi kebakaran, tentu akan berpengaruh terhadap proses produksi perusahaan. - Lokasi
Lokasi bakal terdampak saat terjadi krisis atau bencana. Lokasi diantaranya tempat proses bisnis berlangsung seperti tempat kerja semasa krisis, apakah perlu work from home, lokasi suplai, lokasi penyimpanan data dan juga lokasi sasaran pasar. - Teknologi
Teknologi terdiri dari proses dan peralatan yang digunakan untuk menunjang kerja dan keamanan bisnis. Contohnya teknologi customer relationship management, HR management, supply chain management, hingga software akuntansi. Menjaga teknologi bertujuan agar manajemen mengetahui bagian apa yang harus dikendalikan, dianalisis, dan juga dipulihkan dengan cepat agar bisnis dapat terus dijalankan.
Kesimpulan
Datangnya gangguan terhadap perusahaan seperti adanya bencana tidak ada yang bisa memastikan. Meski demikian perusahaan perlu menyiapkan antisipasi, karena peluang terjadinya gangguan pada perusahaan akan selalu ada.
Antisipasi yang tepat lewat Business Continuity Plan (BCP) akan membantu perusahaan untuk tetap bertahan. Perencanaan yang baik akan memberi keunggulan kompetitif dan membantu perusahaan mengurangi risiko keuangan dan dampak lainnya.
