Pentingnya Penerapan IT Governance di Perusahaan BUMN

5 Menit Membaca

Penerapan Information Technology Governance (IT Governance) adalah faktor penting bagi perusahaan atau Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dalam memanfaatkan teknologi informasi. Keberadaan IT Governance berfungsi untuk memberi jaminan bahwa teknologi informasi dapat dimanfaatkan dan mendukung tujuan organisasi perusahaan.

Sementara itu, BUMN adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh negara. Tujuan BUMN adalah memberikan sumbangsih bagi pergerakan ekonomi nasional dan secara khusus, tujuannya memberikan tambahan pendapatan bagi negara. 

Penerapan IT Governance di perusahaan merupakan hal yang mendukung untuk mencapai tujuan BUMN itu. Pemanfaatan teknologi informasi penting diterapkan demi mencapai tujuan bisnis perusahaan BUMN. Untuk mengenal lebih jauh, berikut penjelasan tentang IT Governance;

Definisi IT Governance

IT Governance merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban para pimpinan puncak dan manajemen pelaksana, yang merupakan bagian integral dari pengaturan perusahaan, mencakup kepemimpinan dan struktur organisasi serta proses-proses yang menjamin untuk mendukung pengelolaan IT dan menindak lanjuti sasaran dan strategi organisasi (Weill,2004). 

Penerapan IT Governance perusahaan merupakan bentuk perencanaan dalam menerapkan dan menggunakan teknologi informasi yang digunakan oleh suatu organisasi atau BUMN agar sesuai dengan visi, misi dan tujuan dari organisasi tersebut.

IT Governance juga menjelaskan keputusan-keputusan yang diambil, sehingga memastikan adanya alokasi penggunaan IT dalam strategi-strategi organisasi tersebut. IT Governance menerapkan prinsip-prinsip organisasi dengan memfokuskan pada kegiatan manajemen dan penggunaan TI untuk pencapaian tujuan organisasi. 

Intinya, IT Governance meliputi pembuatan keputusan, akuntabilitas pelaksanaan kegiatan penggunaan TI, siapa yang mengambil keputusan, dan memanajemen proses pembuatan dan pengimplementasian keputusan yang berkaitan dengan IT. Dengan begitu akan menghasilkan output yang maksimal dalam organisasi, membantu proses pengambilan keputusan dan membantu proses pemecahan masalah.

Contoh bidang cakupan IT governance sektor publik adalah keputusan pemerintah yang menentukan siapa yang memiliki wewenang dan tanggungjawab dalam pembuatan keputusan tentang berapa jumlah investasi yang dapat dilakukan pada suatu sektor publik dengan memanfaatkan IT (Weill,2004).

Unsur Pokok yang Harus Ada Dalam IT Governance di Perusahaan

IT Governance perusahaan merupakan pertanggungjawaban para pimpinan puncak dan manajemen pelaksana, yang menjamin pengelolaan IT dan menindak lanjuti sasaran dan strategi. Berikut unsur pokok yang harus ada dalam IT Governance.

1. Strategic Alignment : Strategi IT harus dipastikan selaras dengan strategi bisnis pada organisasi.
2. Value Delivery : Penerapan IT harus memberikan nilai atau value terhadap tingkat pencapaian tujuan organisasi.
3. Risk Management : Memastikan risiko IT dikelola dengan baik untuk dapat melindungi aset, menyusun rencana pemulihan pasca bencana, dan melakukan pengujian kepatuhan. Resiko terkait IT harus dapat dipetakan dan dampaknya dapat ditekan.
4. Resource Management : Memastikan resource IT dikelola dengan baik untuk mengoptimalkan pengembangan dan penggunaan resource yang tersedia. Sumber daya IT yang diperlukan harus tersedia dan digunakan secara optimal.
5. Performance Measurement : Performa layanan yang dihasilkan harus diukur dari setiap tahapan proses IT, untuk memastikan output yang dihasilkan sesuai dengan hasil yang diharapkan.

Tanggung Jawab IT Governance di Perusahaan 

IT Governance di perusahaan berfungsi memastikan penggunaan IT dalam strategi-strategi organisasi. Berikut tanggung jawab IT Governance dalam perusahaan;

1. Memastikan kepentingan stakeholder menjadi unsur dalam penyusunan strategi organisasi. Tata kelola IT harus bisa memenuhi kebutuhan stakeholder.
2. Memberikan arahan pada proses Implementasi strategi organisasi. Tata kelola IT harus dapat mencakup seluruh area IT untuk mendukung aktivitas bisnis perusahaan.
3. Memastikan proses implementasi yang dilakukan menghasilkan output yang terukur.
4. Memastikan adanya informasi dari pengukuran output yang dihasilkan.
5. Memastikan output yang diperoleh telah selesai dengan yang diharapkan.

Penerapan IT Governance di Perusahaan

Dalam penerapan IT Governance di perusahaan teknologi informasi yang digunakan harus memiliki nilai yang sangat strategis untuk mendukung terciptanya produk atau jasa perusahaan yang unggul dan kompetitif.  Sebelum penerapan IT atau implenentasi di perusahaan, terlebih dahulu diawali dengan tahap Pra-Implementasi. Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini yaitu;

1. Pencanangan visi dan misi perusahaan di bidang teknologi informasi
2. Penyusunan rencana strategis di bidang teknologi informasi yang sejalan dengan strategi bisnis Perusahaan
3. Penyusunan rancangan dan desain teknis
4. Penjabaran rancangan dan desain teknis IT ke dalam konstruksi sistem secara fisik dan fungsional. 

Setelah kegiatan pra-implementasi selesai dilaksanakan, maka tahap selanjutnya adalah tahap penerapan atau implementasi. Berikut penerapannya di perusahaan; 

1. Perencanaan yang matang
2. Pelatihan dan pengembangan SDM 
3. Pembakuan atau standardisasi mutu layanan
4. Evaluasi dan pengendalian sistem
5. Penerapan sistem penanganan darurat (disaster recovery planning atau contingency planning). 

Selanjutnya, pada tahap pengembangan, semua yang berkaitan dengan IT harus dilaksanakan dalam koridor penerapan IT yang terintegrasi dan handal melalui;

1. Penyusunan master plan pembangunan dan pengembangan IT
2. Penerapan Executive Information System dan atau Decision Support System
3. Penggunaan satu Enterprise Resources Planning (ERP) sebagai back office system, dan aplikasi ekstensi lainnya. 

Pentingnya IT Governance di BUMN

Penerapan IT Governance sangat penting diterapkan oleh BUMN. Pemerintah lewat Kementerian BUMN membuat peraturan yaitu Peraturan Menteri Negara BUMN No: PER-03/MBU/2/2018 tentang perubahan atas peraturan menteri BUMN No. PER-02/MBU/2013 tentang Panduan penyusunan pengelolaan teknologi informasi Badan Usaha Milik Negara, mengenai rencana strategis teknologi informasi baru.  Dalam aturan itu IT Governance diatur oleh pemerintah dan harus diterapkan sesuai peraturan yang ada. Hal ini juga akan memudahkan pengawasan mengingat perusahaan BUMN sahamnya dimiliki oleh negara.

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan di atas dapat dipahami tentang pentingnya peranan IT Governance untuk mendukung kemajuan perusahaan. Tata kelola IT dapat diterapkan secara efektif jika mendapat dukungan dari top management, melibatkan stakeholder dari unit bisnis yang lain, dan dapat menentukan prioritas area domain tata kelola IT.