Permata Kuningan Building Lantai 17,...

Mengenal HRMS: Sebuah Inovasi Pengelolaan SDM Perusahaan

Perkembangan teknologi dapat membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia (SDM) dengan lebih tersistem dan berbasis digital. Salah satunya yaitu software Human Resources Management System atau HRMS.

Kemajuan teknologi melahirkan berbagai  inovasi yang memberikan kemudahan dalam berbagai kegiatan dan pekerjaan, termasuk dalam mendorong performa bisnis sebuah perusahaan.

Seperti yang diketahui, sumber daya manusia merupakan penggerak utama dalam sebuah perusahaan yang harus dikelola dengan tepat dan baik. Sebab, bagus atau buruknya performa perusahaan sangat dipengaruhi oleh kualitas sumber daya manusia.

Apa Itu HRMS?

Human Resources Management System merupakan sebuah aplikasi untuk mengelola data terkait sumber daya manusia di sebuah perusahaan. Software ini dikembangkan untuk mampu menyimpan berbagai data tentang karyawan yang dibutuhkan oleh manajemen SDM, seperti penilaian kinerja, keterampilan serta pengalaman karyawan.

HRMS membantu perusahaan untuk lebih memahami kebutuhan manajemen terhadap karyawan dan sebaliknya, kebutuhan karyawan terhadap perusahaan. Oleh sebab itu sejumlah fitur HRMS yang sangat membantu perusahaan seperti pengelolaan gaji hingga prosedur pengurusan cuti oleh karyawan.

HRMS dirancang untuk mampu menyimpan data serta menganalisis berbagai data terkait karyawan. Sistem ini mendorong perusahaan untuk lebih cepat bertransformasi digital sebab, seluruh proses pengelolaan data HRMS diproses dengan sistem dan tidak lagi secara manual.

Selain itu, penerapan HRMS juga dapat diintegrasikan dengan sistem-sistem dari divisi lain, seperti sistem akuntansi pada tim keuangan, divisi IT dan sebagainya. Hal ini akan mendorong operasional harian perusahaan bisa berjalan lebih efektif dan efisien.

HRMS

Sejarah HRMS

HRMS mulai dikembangkan pada tahun 1970-an, ketika perusahaan ingin mengotomatisasi manajemen karyawan. Saat itu mulai dirancang sebuah sistem yang terkomputerisasi untuk proses absensi kehadiran, penggajian, hingga menyusun agenda perusahaan.

Pada 1980, perusahaan PeopleSoft mulai memperkenalkan sistem HRMS yang memiliki fitur yang cukup lengkap, yaitu seperti penggajian, perekrutan karyawan, absensi kehadiran, administrasi tunjangan, kompensasi, pelaporan kepatuhan, dan fitur lainnya untuk membantu manajemen SDM mengotomatiskan lebih banyak kebutuhan dan pengelolaan karyawan.

HRMS kemudian terus berkembang seiring dengan kemunculan internet pada akhir 1990-an. Hal ini membuat perkembangan HRMS semakin canggih dan fleksibel. Dan saat ini, HRMS juga sudah dilengkapi dengan fitur teknologi cloud untuk menyimpan data-data yang dapat diakses kapan saja dan di mana saja.

Dan saat ini, HRMS sudah memiliki fitur analitik yang mampu menganalisa berbagai data terkait sumber daya manusia, khususnya, terkait performa kinerja karyawan. Sehingga manajemen SDM memiliki data yang lebih lengkap dan akurat terkait karyawan.

Apa Saja Fitur yang Dimiliki HRMS?

Seperti yang telah dibahas di atas, HRMS telah mengalami berbagai kemajuan seiring dengan perkembangan teknologi. Fitur-fitur HRMS terus mengalami pemutakhiran dan penambahan dari waktu ke waktu. Berikut ulasannya:

  • Administrasi Berbasis Digital

Fitur pertama yaitu sistem administrasi berbasis digital seperti prosedur absensi, pembayaran gaji, pengajuan cuti hingga pemberitahuan kebijakan perusahaan kini bisa diakses secara online.

Fitur ini sangat dibutuhkan oleh perusahaan, apalagi setelah pandemi Covid-19, karyawan bisa bekerja dari jarak jauh, work from anywhere. Sehingga HRMS akan membantu perusahaan untuk lebih fleksibel dan tersistem dalam mengelola karyawan.

  • Analitik dan Pelaporan

Fitur HRMS yang kedua yang sangat dibutuhkan perusahaan yaitu fitur analitik dan pelaporan. Fitur ini mampu untuk menjalankan laporan operasional dengan melacak dan menganalisis informasi terkait SDM

Fitur analitik dan pelaporan ini sangat membantu perusahaan dalam melengkapi pelaporan kepatuhan, mengembangkan indikator kinerja atau KPI untuk mengukur kinerja SDM.

HRMS

  • Database

HRMS mampu menyimpan berbagai data terkait karyawan dalam satu sistem yang terintegrasi. Fitur ini juga sudah dilengkapi dengan sistem penyimpanan berbasis cloud sehingga bisa diakses kapan saja dan di mana saja.

  • Rekrutmen Karyawan

Proses rekrutmen merupakan program yang penting dan rutin pada divisi SDM, sehingga membutuhkan sistem yang lebih efektif dan efisien. Fitur analitik yang dimiliki HRMS dapat membantu perusahaan dalam mencari kriteria karyawan yang dibutuhkan perusahaan.

HRMS mampu melakukan penyaringan terhadap calon karyawan dengan menganalisis data-data yang diserahkan oleh pelamar. Seperti mengelompokkan peserta rekrutmen berdasarkan latar belakang pendidikan, pengalaman kerja dan sebagainya.

  • Pengembangan Kompetensi Karyawan

Fitur HRMS selanjutnya yaitu membantu perusahaan dalam merancang pelatihan yang dibutuhkan karyawan dalam meningkatkan kompetensi kerja.

Fitur ini juga membantu manajemen SDM dalam mengevaluasi karyawan melalui tinjauan kinerja, untuk kemudian diperbaiki agar lebih baik kedepannya.

  • Interface User

Salah satu kelebihan HRMS yaitu dapat diakses oleh seluruh tenaga kerja, sehingga sistem harus memiliki interface atau tampilan yang menarik dan ramah bagi user. Sistem HRMS saat ini mampu menampilkan berbagai versi seperti desktop dan aplikasi seluler.

Mengapa HRMS itu Penting?

Banyak manfaat yang perusahaan dapatkan dengan menerapkan sistem HRMS. Terutama pada perusahaan yang memiliki jumlah karyawan banyak. Sehingga perlu adanya sistem yang fleksibel dan berbasis digital untuk mengatur karyawan tersebut. Berikut manfaat dari pengaplikasian HRMS bagi perusahaan;

  1. Meningkatkan Produktivitas

Salah satu tujuan dari penerapan HRMS yaitu mendorong produktivitas perusahaan dengan meningkatkan pengelolaan karyawan yang lebih tepat sasaran.

Apa lagi, HRMS sudah dilengkapi fitur analitik dan pelaporan terkait kinerja karyawan berdasarkan data yang lebih akurat dan realtime. Sehingga saat terjadi penurunan kinerja terhadap karyawan bisa segera diatasi sebelum berdampak terhadap performa perusahaan.

  1. Integrasi Data

Manfaat dari HRMS selanjutnya yaitu pengelolaan data karyawan yang terintegrasi dalam satu sistem. Sehingga perusahaan dapat gambaran yang lebih luas terkait kondisi karyawannya.

Selain itu dengan adanya data yang terintegrasi dan lengkap, akan membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan yang lebih baik dan cepat ke depannya.

  1. Meningkatkan Efisiensi

Layanan sistem yang terpusat pada HRMS mampu meningkatkan efisiensi perusahaan.  Apa lagi HRMS sudah dikembangkan dengan jaringan internet dan cloud, sehingga proses pengelolaan SDM pun bisa lebih cepat dan fleksibel.

Misalnya, perusahaan tidak perlu menghabiskan waktu yang lama untuk melakukan penilaian kinerja karyawan. Manajemen SDM juga bisa mengatur sistem lembur atau cuti dengan lebih cepat dan otomatis.

Baca juga: Apa Saja Manfaat HR Management System Bagi Perusahaan?

  1. Transformasi Digital

Manfaat dari penerapan HRMS selanjutnya yaitu mendorong perusahaan untuk bertransformasi digital. Apa lagi saat ini layanan berbasis digital merupakan syarat bagi perusahaan untuk tempat bisa kompetitif di tengah persaingan pasar.

Berbagai fitur dan layanan yang dihadirkan oleh HRMS membuat perusahaan bisa memulai menerapkan program, perencanaan dan layanan dengan dukungan teknologi dan internet. Hal ini juga menjadi nilai tambah bagi perusahaan tersebut.

  1. Keamanan Data

Sejak awal HRMS dirancang memiliki sistem keamanan yang tinggi agar informasi dan data-data pribadi karyawan tetap aman. Sebab perusahaan wajib melindungi dan menjamin data pribadi karyawan tidak diretas oleh pihak lain.

Pada dasarnya HRMS membantu perusahaan untuk mengatur dan mengelola sumber daya manusia lebih efektif dan efisien. Dengan tujuan akhir untuk menjaga dan meningkatkan performa bisnis perusahaan. Sebab, kualitas sebuah perusahaan dapat dilihat dari kualitas memanajemen sumber daya manusianya.

Apa Saja Peran dan Fungsi Network Administrator?

Membership

    Pendaftaran Komunitas

    Contact Us