Pentingnya IT Master Plan dalam Perusahaan

Perkembangan zaman membuat penggunaan teknologi informasi atau Information Technology  (IT) semakin meningkat. Tak hanya untuk operasional sehari-hari, tetapi IT juga dilibatkan untuk pengambilan keputusan di perusahaan.

Pengelolaan IT yang baik tentu butuh pengelolaan sistem informasi berbasis teknologi informasi. Pengelolaannya perlu analisis menyeluruh dalam melihat masalah terkait semua proses pengembangan sistem mulai dari persiapan, pengembangan, implementasi dan sosialisasi serta berkaitan dengan kesiapan sumberdaya.

Perusahaan tak boleh ceroboh mengeluarkan investasi untuk implementasi IT. Ada pertimbangan biaya dan keuntungan yang bisa didapatkan. Oleh karena itu perusahaan butuh semacam blue print yang dikenal dengan IT Master Plan atau IT strategic plan sebagai dasar perusahaan mengimplementasi IT.

Apa Itu IT Master Plan?

IT Master Plan dapat didefinisikan sebagai suatu perencanaan jangka panjang untuk pengembangan sistem informasi dengan tujuan mendukung visi dan misi perusahaan. IT Master Plan memuat strategi perusahaan untuk memanfaatkan teknologi informasi sebagai enabler.

Selain dapat menambah keunggulan yang kompetitif, IT Master Plan juga membahas mulai dari visi dan misi organisasi atau perusahaan hingga pada perencanaan manajemen proyek IT.

IT Master Plan bisa dikatakan sebagai turunan dari business plan perusahaan. Hal itu karena IT diimplementasikan sebagai tool untuk membuat perusahaan mampu mencapai visi dan misinya. Tanpa ada visi dan misi yang jelas dari perusahaan, IT Master Plan juga tidak bisa dibuat.

Strategi IT Master Plan

Pada penyusunan IT Master Plan ada tiga strategi utama, yaitu People, Process, and Technology Strategy untuk membantu transformasi menuju pencapaian visi dan misi perusahaan. Simak penjelasan ketiga strategi tersebut sebagai berikut:

1. People Strategy

People Strategy bertujuan untuk mengembangkan dan mengelola sumber daya manusia yang lebih efisien.

2. Process Strategy

Process Strategy bertujuan merancang/menata/mengusulkan alur data baik manajemen maupun operasional data pada organisasi perusahaan.

3. Technology Strategy

Strategi ini berdasarkan prinsip pemanfaatan dan penerapan teknologi untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

Pentingnya Penerapan IT Master Plan di Perusahaan

Simak sejumlah hal penting seputar IT Master Plan yang Perlu Diketahui dalam bisnis, sebagai berikut:

1. Persiapan Hadapi Perubahan

Perkembangan teknologi informasi terus berlangsung seiring perkembangan zaman. Anda bisa memanfaatkan perubahan kalau punya persiapan yang baik. Memiliki  IT Master Plan, Anda dapat mengarahkan organisasi untuk bertahan bahkan menjadi lebih baik.

IT Master Plan membuat bisnis Anda memiliki skenario untuk mengantisipasi jika terjadi suatu hal yang tidak menguntungkan sebelum terjadi.

2. Fokus pada Solusi Masalah

Setiap karyawan akan punya pemahaman dasar tentang arah perusahaan lewat IT Master Plan. Oleh karena itu, perusahaan berada dalam posisi yang lebih baik dalam memberi solusi kreatif untuk mengatasi masalah yang terjadi.

3. Bisa Mendelegasikan Pengambilan Keputusan

Mendelegasikan tugas pengambilan keputusan bisa menjadi hal yang sulit dilakukan karyawan. Terlepas dari upaya terbaik Anda, sebab karyawan jarang memiliki pikiran seperti Anda. Dalam kondisi ini, IT Master Plan dapat mengatasi kekhawatiran.

IT Master Plan memberi peta jalan cara pengambilan keputusan yang jelas bagi karyawan Anda. Pada akhirnya, mereka bisa mengambil keputusan yang sejalan dengan pemikiran dan tujuan Anda secara keseluruhan.

4. Mampu Menyesuaikan Kebutuhan IT 

Saat menetapkan strategi, tim IT akan melampaui pertimbangan teknologi. Tim profesional berusaha bisa memahami kebutuhan organisasi dari bawah ke atas dan mulai mengimplementasikan rencana mereka.

Contohnya, tim penjualan dan pemasaran berurusan dengan peningkatan jumlah data klien. Pakar IT tentu memiliki rencana untuk meningkatkan kemampuan analitik data, meningkatkan penyimpanan data di tempat, atau menggunakan penyimpanan cloud.

5. Penilaian dan Pemantauan Berkesinambungan

Tak dipungkiri, tingkat perubahan yang ada di era baru ini kemungkinan besar bisa menyimpang dari arah peta perencanaan Anda. Penilaian berkelanjutan harus dilakukan oleh bagian dari IT Master Plan Anda. Tujuannya untuk membantu mengevaluasi posisi saat ini dan penyesuaian apa yang dibutuhkan untuk memastikan bisnis berjalan sesuai koridor.

IT master plan membuatkan organisasi arah dan membantu menetapkan tujuan yang realistis serta selaras dengan visi misi.  Hal ini bisa menjadi pondasi yang bisnis terus tumbuh, terpantau kesuksesannya, menetapkan batasan pengambilan keputusan yang efektif, dan membayar karyawan dengan baik.

6. Penting untuk Meningkatkan Keuntungan dan Daya Tahan Bisnis

IT Master Plan memungkinkan perusahaan Anda mendapatkan insight penting terkait segmen konsumen dan tren pasar. Anda juga dapat memahami layanan dan produk yang diberikan untuk meningkatkan laba perusahaan.

Pendekatan yang terstruktur dengan baik dan memiliki target  bisa membuat semua upaya penjualan dan pemasaran meraih hasil maksimal. Pada akhirnya, perusahaan Anda akan menikmati peningkatan pangsa pasar dan keuntungan.

Regulasi Penyusunan IT Master Plan

Regulasi penyusunan IT Master Plan di Indonesia dimuat dalam Peraturan Menteri BUMN tentang panduan penyusunan pengelolaan teknologi informasi BUMN, yang terdapat pada Peraturan Menteri BUMN No. PER-02/MBU/2013 Pasal 3 tentang IT Master Plan, yaitu:

1. Dalam rangka penempatan dan pengembangan TI, setiap BUMN menyusun IT Master Plan paling lambat 2 tahun setelah Peraturan ditetapkan.
2. Master Plan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), disusun dan ditetapkan oleh Direksi dengan mengacu pada Lampiran II Peraturan Menteri tersebut.
3. IT Master Plan disusun untuk periode 3 (tiga) sampai dengan 5 (lima) tahun dan diselaraskan dengan Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP) dan mendukung strategi serta tujuan perusahaan.
4. IT Master Plan dan teknologi informasi diimplementasikan pada rencana tahunan yang menjadi bagian dari Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan.
5. Direksi wajib memonitoring dan mengevaluasi pelaksanaan IT Master Plan secara berkala dan setiap tahun. Tujuannya untuk mengetahui keberhasilan pencapaian pelaksanaan, hasil, dan tujuan IT Master Plan.
6. Hasil monitoring dan evaluasi berkala menjadi bagian dari Laporan Manajemen BUMN yang disampaikan saat RUPS/Menteri setiap triwulan dan hasil evaluasi tahunan.
7. Direksi bisa mengkaji ulang dan melakukan perubahan IT Master Plan yang telah ditetapkan jika diperlukan untuk mengantisipasi perubahan bisnis dan perkembangan teknologi informasi.

Baca juga:

• IT Managed Services dan Keuntungannya Bagi Perusahaan
• Governance, Risk Compliance untuk Kelangsungan Bisnis Perusahaan
• Kenal Lebih Jauh dengan Data Scientist

Itulah penjelasan tentang pentingnya IT Master Plan bagi perusahaan Anda. Merancang IT Master Plan yang komprehensif memungkinkan Anda tahu kemana perusahaan akan dibawa, mengantisipasi ancaman, serta  memanfaatkan setiap peluang.