Mengenal Data Governance untuk Perusahaan

5 Menit Membaca

Data governance merupakan sebuah persyaratan yang harus dimiliki oleh perusahaan dalam lingkungan industri yang bergerak cepat dan kompetitif. Data governance mampu mengelola data-data perusahaan, sehingga dapat disimpan dan digunakan secara efektif.

Banyak pertanyaan yang belum diketahui tentang apa yang dimaksud dengan data governance, termasuk elemen-elemen yang menjadi fokusnya. Untuk mengenal lebih jauh, berikut penjelasan tentang data governance;

Apa itu Data Governance?

Data governance adalah sebuah sistem memiliki mekanisme untuk memastikan bahwa data dikelola dengan baik. Data governance menjadi perangkat sistem yang dirancang untuk menentukan personel di dalam perusahaan memiliki otoritas dan kendali atas aset data dan bagaimana aset-aset tersebut dapat digunakan.

Sistem ini menetapkan individu, proses, dan teknologi yang diperlukan untuk mengelola dan melindungi aset data milik perusahaan. Sistem juga secara otomatis menjelaskan cara terbaik agar perusahaan meraih keuntungan dari proses dan tanggung jawab yang konsisten dan umum.

Baca juga : Apakah Kita Perlu Menerapkan Manajemen Layanan TI (ITSM) ?

Strategi data governance yang dibuat dengan baik fungsinya sangat penting bagi setiap perusahaan, terutama yang bekerja dengan big data. Apalagi di zaman sekarang yang semua sudah serba digital.

Lewat sistem tersebut, perusahaan dalam kegiatan bisnisnya bisa menentukan data apa yang perlu dikontrol dengan cermat dan manfaat seperti apa yang mereka dapat harapkan dari data itu.

Contohnya, tujuan bisnis yang akan diimplementasikan dalam strategi data governance  yaitu untuk memastikan privasi data yang terkait dengan perawatan kesehatan. Maka, perusahaan perlu mengelola data pasien dijamin aman saat memasuki sistem mereka.

Persyaratan penyimpanan data, misalnya riwayat personel yang mengubah informasi serta waktu inputnya, akan ditentukan untuk memastikan kepatuhan atas peraturan pemerintah.

Bagaimanapun, data governance hanyalah salah satu bagian dari keseluruhan disiplin manajemen data. Meski demikian, data governance merupakan proses yang penting dalam data management.

Data governance memberikan penjelasan tentang peran, tanggung jawab, dan proses untuk memastikan akuntabilitas dan kepemilikan aset data. Sementara itu, data management menjelaskan proses yang digunakan untuk merencanakan, menentukan, mengaktifkan, membuat, memperoleh, memelihara, menggunakan, dan membersihkan data.

Manajemen data telah menjadi istilah umum untuk disiplin, hingga kadang-kadang disebut sebagai manajemen sumber daya data atau manajemen informasi perusahaan. Pada sebagian besar organisasi, berbagai orang terlibat dalam proses data governance. 

Orang-orang ini termasuk eksekutif bisnis, tim profesional manajemen data, beberapa staf IT terpilih, serta pengguna yang akrab dengan domain data yang relevan dalam sistem organisasi. 

Selain itu, data memiliki empat level evolusi, dari data mentah (raw), menjadi informasi, pengetahuan, dan wisdom. Data dan informasi juga memiliki siklus hidup, mulai dari data tersebut diakuisisi sampai dengan dibuang atau dihapus. Setelah dibuat, data, akan diambil atau bisa juga ditransfer, diolah kembali, dipantau, hingga nanti dihapus saat sudah tidak digunakan lagi.

Implementasi Data Governance

Melihat area data governance yang tentunya tidak mudah dan butuh modal yang bisa jadi cukup besar, maka terdapat beberapa langkah yang dapat dilakukan agar implementasinya sesuai dengan perkembangan kapabilitas dan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi, sebagaimana dijelaskan berikut ini:

1. Memulai dengan Strategi
   Disarankan untuk memulai semuanya dari menentukan strategi terlebih dahulu. Kemudian baru menentukan dan mengembangkan kapabilitas aspek individu orang atau karyawan. Selanjutnya mendefinisikan proses yang tepat, dan kemudian menggunakan teknologi pendukung yang sesuai.
2. Menentukan Petugas Penjaga Aset Data
   Langkah selanjutnya yaitu untuk mengimplementasikan kerangka data governance adalah untuk mengidentifikasi pemilik atau penjaga aset data yang berbeda di seluruh perusahaan.Kemudian, pengelola sistem akan memaparkan tanggung jawab mereka dan para pengganti yang ditunjuk dalam program data governance.  CDO, sponsor eksekutif, atau manajer data governance kemudian akan memimpin dalam proses pembuatan struktur sistem.Selain itu, sosok pengelola juga bakal bertugas sebagai staf tim tata kelola data governance, mengidentifikasi pengelola data, dan meresmikan komite pengurus data governance. Setelah struktur selesai dibentuk, kemudian pekerjaan data governance dimulai.

   Dalam implementasinya terdapat  beberapa elemen utama yang akan dikelola secara langsung oleh sistem dan dikontrol oleh pihak penanggung jawab.

3. Implementasi Secara Bertahap
   Melakukan implementasi secara bertahap dan jangan langsung dilakukan semua secara bersamaan. Sebesar apapun organisasi perusahaan, pasti akan cukup kesulitan jika semua hal dilakukan secara bersamaan. Maka tentukan prioritas, yang dapat berdasarkan pada kebutuhan regulasi dan potensi dampaknya terhadap bisnis organisasi.

3. Menyelaraskan Strategi Data Governance dengan Strategi Bisnis
   Menerapkan strategi data governance dengan cara melakukan satu inisiatif, untuk satu waktu atau tidak bersamaan/paralel. Tujuannya agar dapat memudahkan organisasi untuk menyelaraskan strategi data governance dengan strategi bisnis.
4. Menentukan Standarisasi
   Menentukan standarisasi pendekatan enterprise data governance. Standar ini diharapkan berlaku untuk seluruh komponen organisasi, tidak hanya ke unit fungsi bisnis tertentu saja. Caranya dapat dilakukan diantaranya dengan meningkatkan kolaborasi antara IT dan bisnis.Kebijakan data governance dan standar penggunaan data harus diciptakan bersama dengan aturan yang menentukan bagaimana data dapat digunakan oleh petugas yang berwenang. Kemudian serangkaian prosedur kontrol dan audit juga diperlukan untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan internal dan eksternal.

Elemen Dalam Data Governance

Data Governance memiliki elemen penting untuk diterapkan di organisasi perusahaan. Berikut ini merupakan elemen-elemen Data Governance yang perlu diketahui:

1. Data Mapping dan Classification
   Elemen pertama yang akan dikelola sistem data governance adalah data mapping dan classification.Pemetaan data pada sistem berfungsi membantu perusahaan untuk mendokumentasikan aset data dan memberikan gambaran mengenai bagaimana data masuk ke dalam sistem organisasi.Kumpulan data yang berbeda kemudian dapat diklasifikasikan berdasarkan faktor-faktor seperti informasi pribadi atau data sensitif lainnya. Klasifikasi data akan mempengaruhi bagaimana kebijakan data governance diterapkan pada kumpulan data milik karyawan.

2. Business Glossary
   Business glossary menjelaskan definisi dari istilah dan konsep bisnis yang akan digunakan dalam organisasi. Misalnya, apa itu definisi dari pelanggan yang aktif.
   Dengan membantu membangun kosakata umum untuk data bisnis, pengelolaan business glossary dapat membantu upaya data governance untuk meningkatkan kualitas bisnis perusahaan.

3. Data Catalog
   Elemen lainnya dalam data governance adalah data catalog. Pengelolaan data catalog terdiri dari mengumpulkan metadata dari sistem dan menggunakannya untuk membuat inventaris terindeks dari aset data yang tersedia.Data-data dalam katalog mencakup informasi tentang fungsi pencarian dan alat kolaborasi yang digunakan perusahaan. Selain itu, informasi tentang kebijakan data governance dan mekanisme otomatis untuk menegakkannya juga dapat dimasukkan ke dalam data catalog.

Manfaat Data Governance

Semakin ketatnya tingkat kompetisi pasar, maka data governance merupakan salah satu strategi untuk bisa bersaing secara kompetitif dari pesaing. Data Governance memberikan sejumlah manfaat sebagai berikut:

1. Memiliki pemahaman umum tentang data, tentunya dengan mengelola data governance dengan baik dan konsisten.
2. Peningkatan kualitas data perusahaan, sehingga bisa menciptakan rencana yang mempertimbangkan keakuratan, kelengkapan, dan konsistensi data.
3. Memberikan perspektif baru dari setiap pelanggan dan entitas bisnis lainnya
4. Sistem pengelolaan kepatuhan dan risk management yang konsisten

Kualitas manajemen data yang lebih baik, karena perusahaan membutuhkan data yang terpercaya, terdokumentasi dengan baik, dan mudah ditemukan di dalam organisasi, serta disimpan dengan aman.

Baca juga : Pentingnya Penerapan IT Governance di Perusahaan BUMN

Berdasarkan pemaparan tentang data governance, kesimpulannya data governance merupakan suatu sistem yang memberikan program terintegrasi yang bertujuan untuk mengelola data perusahaan beserta fungsi-fungsinya.

Sebagai sistem dengan pola kebijakan yang matang, data governance diperlukan setiap perusahaan agar bisa tetap bersaing dalam pasar yang semakin kompetitif.